Calon klien dapat meminta penjelasan tentang cara usaha Anda akan menangani data pribadi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan. Sebelum menjawab, periksa proses yang akan digunakan, siapkan catatan pendukung, dan tandai hal yang masih perlu dipastikan.
Mengapa pelindungan data penting bagi usaha jasa?
Nama dan informasi kontak dalam formulir kampanye bukan sekadar daftar kerja: informasi itu berkaitan dengan orang yang mempercayakannya kepada usaha. Memahami bagaimana data digunakan dan siapa yang dapat mengaksesnya membantu usaha menghormati orang-orang tersebut sekaligus bekerja lebih tertib.
Persiapan yang sesuai dengan keadaan usaha dapat membantu Anda:
- Menjawab calon klien dengan lebih jelas. Anda dapat menjelaskan apa yang sudah diperiksa, serta apa yang masih perlu dipastikan, sehingga membantu membangun kepercayaan.
- Membagi pekerjaan dengan lebih tertib. Tim dapat memahami data apa yang dibutuhkan, siapa yang perlu mengaksesnya, dan siapa yang menangani pertanyaan terbuka.
- Mengurangi penggunaan atau pembagian data yang tidak diperlukan. Tinjau tujuan dan akses sebelum pekerjaan dimulai, lalu tentukan apa yang akan dilakukan ketika data tidak lagi diperlukan.
Di Indonesia, Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur hak subjek data serta kewajiban pihak yang memproses data pribadi. Kewajiban yang berlaku perlu dinilai sesuai peran dan proses usaha Anda. Langkah dalam panduan ini membantu persiapan, tetapi tidak dengan sendirinya membuktikan kepatuhan.
Ilustrasi dalam panduan ini: sebuah agensi pemasaran digital sedang membahas kampanye untuk calon klien berupa toko online. Orang yang tertarik dapat mengisi nama dan informasi kontak melalui formulir kampanye, dan agensi mungkin menindaklanjuti mereka. Toko online berencana memberikan akses kepada tim agensi dan bertanya siapa yang dapat mengakses data, di mana data disimpan, dan apa yang terjadi setelah kampanye selesai. Pengisian formulir tidak dengan sendirinya berarti semua penggunaan informasi pribadi telah diizinkan; periksa tujuan dan dasar pemrosesan yang sesuai sebelum data digunakan.
Dalam panduan ini, dasar pemrosesan adalah alasan yang dibenarkan oleh hukum untuk menggunakan data pribadi. Dasar yang sesuai bergantung pada keadaan; jangan menganggap formulir yang diisi otomatis mengizinkan semua penggunaan data. Penyedia aplikasi, yaitu perusahaan yang menyediakan aplikasi yang dipakai dalam pekerjaan, mungkin terlibat dalam penyimpanan data. Penanggung jawab adalah orang yang ditugaskan untuk memeriksa atau menindaklanjuti suatu pertanyaan.
Pemilik usaha tidak perlu mengawali jawabannya dengan pernyataan luas bahwa seluruh perusahaan sudah patuh. Mulailah dengan menjelaskan pekerjaan yang sedang dibahas dan apa yang benar-benar dilakukan tim.
Batasi pembahasan pada proses yang akan dijalankan
Dalam ilustrasi ini, ruang lingkupnya adalah formulir kampanye dan kemungkinan tindak lanjut kepada orang yang tertarik. Penggajian karyawan dan penagihan tidak termasuk dalam pembahasan awal.
Untuk proses yang dipilih, catat:
- Data apa yang akan diterima dan untuk keperluan apa.
- Dari siapa data diperoleh dan kepada siapa data mungkin diteruskan.
- Sistem, folder, atau aplikasi yang dipakai untuk menyimpan dan mengolahnya.
- Peran yang membutuhkan akses, termasuk penyedia layanan yang terlibat.
- Cara menentukan kapan data tidak lagi diperlukan dan siapa yang menindaklanjutinya.
Periksa catatan ini bersama orang yang menjalankan pekerjaan. Jika proses masih direncanakan dan belum digunakan, tuliskan sebagai rencana. Jangan menyajikannya sebagai praktik yang sudah berjalan.
KERANGKA · PP 33/2026
Aturan rinci catatan pemrosesan berlaku 16 Januari 2027, sementara lembaga pengawasnya belum dibentuk
Ringkasan Pasal 74 Peraturan Pemerintah Nomor 33 Tahun 2026, peraturan pelaksana UU Pelindungan Data Pribadi. Baca teks peraturan untuk ketentuan lengkapnya.
APA
13isi minimum catatan
Pengendali data wajib merekam seluruh kegiatan pemrosesan data pribadi (Pasal 74).
KAPAN
16 Jan 2027mulai berlaku
Enam bulan sejak diundangkan pada 16 Juli 2026 (Pasal 225).
SIAPA YANG MENGAWASI
Belum ada
BELUM DIBENTUKMenurut pemberitaan 4-6 November 2026, rancangan peraturan presiden pembentukannya dilaporkan telah diajukan kepada Presiden, tanpa tanggal penetapan.
- 16 Jul 2026Diundangkan (Lembaran Negara 2026 Nomor 88)
- 16 Jan 2027Mulai berlaku (Pasal 225)
- Belum ada tanggalLembaga pengawas dibentuk dan menetapkan peraturannya
13 isi minimum catatan, dalam empat kelompok
Huruf menunjukkan urutan dalam Pasal 74 ayat (2).
Siapa yang bertanggung jawab
2 ISI- aNama dan kontak pengendali, pengendali bersama, dan/atau prosesor
- bKontak pejabat atau petugas pelindungan data pribadi (PPDP)
Data apa dan dari mana
4 ISI- cSumber pengumpulan dan tujuan pengiriman data
- fJenis data pribadi
- gKategori subjek data
- jPemetaan aliran data
Mengapa data diproses
2 ISI- dDasar pemrosesan
- eTujuan pemrosesan
Akses, simpan, lindungi
5 ISI- hPihak lain yang dapat mengakses data
- iPemenuhan hak subjek data
- kMasa retensi
- lLangkah teknis dan organisasi untuk pengamanan
- mRincian transfer data
Aturan menyimpan catatan
Catatan untuk satu proses di panduan ini (data, sumber, pihak yang mengakses, penyimpanan, penghapusan) dapat menjadi titik awal untuk sebagian isi di atas. Memiliki catatan tidak membuktikan bahwa usaha Anda patuh, dan catatan bukan pengganti jawaban untuk calon klien.
Sampai lembaga menetapkan peraturannya sendiri, Pasal 223 membolehkan pemrosesan berjalan selama tidak bertentangan dengan PP ini. Aturan seperti siapa yang wajib menunjuk PPDP (Pasal 142) diserahkan kepada peraturan lembaga. Selama masa transisi, Kementerian Komunikasi dan Digital menyatakan pengawasan tetap dijalankan oleh Direktorat Jenderal Pengawasan Ruang Digital. Informasi ini dapat berubah; periksa sumber resmi terbaru. Sumber: salinan PP Nomor 33 Tahun 2026 (Pasal 74, 142, 223, 225), diperiksa 9 November 2026; Antara, 4 November 2026; detik, 6 November 2026; Kompas.com, 27 Juli 2026. Bukan nasihat hukum.
Alur data kampanye toko online
Ini adalah rencana ilustrasi, bukan proses yang sudah berjalan. Sesuaikan dengan pekerjaan yang akan dijalankan.
- 01Formulir kampanyeOrang yang tertarik dapat mengisi nama dan informasi kontak melalui formulir kampanye.Periksa: informasi yang diberikan kepada pengisi dan cara data diterima.
- 02Rencanakan aksesToko online berencana memberi tim agensi akses ke data kampanye.Periksa: izin akses, penyedia, sistem penyimpanan, dan kemungkinan salinan.
- 03Tindak lanjut kampanyeAgensi mungkin menindaklanjuti orang yang tertarik sebagai bagian dari kampanye.Periksa: tujuan, dasar pemrosesan, dan ketentuan komunikasi yang berlaku.
- 04Setelah kampanyeTentukan apa yang akan dilakukan terhadap data setelah kampanye selesai.Periksa: penyimpanan, pengembalian atau penghapusan, serta penanggung jawab.
Belum terverifikasi? Catat pertanyaan, penanggung jawab, dan target pemeriksaan. Alur ini adalah ilustrasi, bukan bukti bahwa pengendalian sudah diterapkan.
Hubungkan setiap jawaban dengan bukti yang sesuai
Catatan pemrosesan membantu menyusun penjelasan. Untuk menjawab pertanyaan tentang pelaksanaan, siapkan juga bukti dari operasi usaha Anda.
| Pertanyaan calon klien | Yang perlu diperiksa | Contoh bukti yang dapat mendukung jawaban |
|---|---|---|
| Siapa yang dapat mengakses data? | Peran yang membutuhkan akses dan pengaturan akses saat ini | Daftar peran yang disetujui dan hasil pemeriksaan izin pada folder atau aplikasi |
| Di mana data disimpan? | Sistem utama, salinan kerja, dan penyedia layanan yang digunakan | Daftar sistem, pengaturan yang relevan, serta informasi layanan dari penyedia |
| Apa yang terjadi setelah pekerjaan selesai? | Ketentuan yang berlaku untuk penyimpanan, pengembalian, atau penghapusan data | Prosedur yang disetujui dan catatan pelaksanaan bila tindakan tersebut sudah dilakukan |
| Siapa yang menangani masalah? | Penanggung jawab dan jalur eskalasi | Daftar peran, prosedur respons, dan catatan latihan jika pernah dilakukan |
Catatan membantu menjelaskan proses, sedangkan bukti pelaksanaan menunjukkan apa yang benar-benar dilakukan usaha Anda. Siapkan bukti yang sesuai dengan keadaan usaha; satu tangkapan layar belum tentu menjelaskan seluruh keadaan. Catat kapan pemeriksaan dilakukan dan bagian mana yang belum diperiksa.
Jangan langsung mengirim seluruh dokumen internal kepada calon klien. Pastikan Anda berwenang membagikannya dan pilih bagian yang relevan. Jangan sertakan kredensial seperti kata sandi; samarkan data pribadi dan informasi pihak lain yang tidak diperlukan. Untuk pertanyaan awal, ringkasan yang akurat mungkin cukup; pastikan bentuk bukti yang dibutuhkan sebelum menyerahkannya.
Bedakan yang sudah diperiksa dan yang masih terbuka
Untuk membedakan yang sudah diperiksa dari yang masih terbuka, bayangkan agensi dalam ilustrasi telah memeriksa pengaturan akses folder kerja yang sudah ada, sebelum tim agensi mengakses data kampanye. Pemeriksaan folder itu tidak memastikan apakah penyedia aplikasi menyimpan salinan tambahan; hal tersebut masih belum terverifikasi. Akses tim agensi ke data kampanye tetap merupakan rencana.
Jawaban yang bisa disiapkan:
Pengaturan akses folder kerja yang ada telah diperiksa dan dibatasi pada peran yang disebutkan dalam ringkasan terlampir. Akses tim agensi untuk kampanye masih direncanakan. Kami masih memeriksa apakah penyedia aplikasi menyimpan salinan tambahan. Penanggung jawab operasional akan mengonfirmasi hasil pemeriksaan sebelum tim agensi mulai mengakses data kampanye.
Gunakan pernyataan seperti itu hanya bila pemeriksaan dan pembatasan tersebut benar-benar sudah dilakukan. Jika belum ada bukti, tuliskan bahwa hal tersebut belum terverifikasi. Jangan mengganti ketidakpastian dengan jawaban “ya” hanya agar kuesioner calon klien terlihat lengkap.
Catat setiap pertanyaan terbuka beserta penanggung jawab, target tindak lanjut yang realistis, dan bukti yang diperlukan untuk menutupnya. Perbarui jawaban setelah hasil pemeriksaan tersedia. Untuk persoalan kontrak, dasar pemrosesan, atau kewajiban hukum yang belum jelas, cari penilaian profesional yang sesuai sebelum membuat komitmen.
Ilustrasi catatan tindak lanjut kampanye
- Pertanyaan
- Apakah penyedia aplikasi yang direncanakan untuk kampanye menyimpan salinan tambahan?
- Status
- Belum terverifikasi.
- Penanggung jawab
- Penanggung jawab operasional.
- Tindakan
- Periksa informasi penyedia tentang penyimpanan salinan tambahan dan catat hasilnya sebagai bukti; jika belum jelas, minta penjelasan kepada penyedia.
- Target
- Selesaikan pemeriksaan sebelum data kampanye diakses oleh tim agensi.
Artikel ini bukan nasihat hukum.